Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679

Ultimo aggiornamento: 7 settembre 2026

Realtime Meeting S.r.l. attribuisce particolare importanza alla tutela dei dati personali e alla riservatezza degli utenti, dei partecipanti agli eventi formativi, dei docenti, dei relatori, dei moderatori, dei responsabili scientifici, dei clienti e di tutti i soggetti con i quali entra in relazione nello svolgimento della propria attività.

La presente informativa descrive le modalità con cui Realtime Meeting S.r.l. tratta i dati personali raccolti attraverso il proprio sito internet e nell’ambito delle attività di organizzazione congressuale e di formazione, anche in qualità di Provider ECM.

Il trattamento dei dati personali avviene nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 – General Data Protection Regulation (“GDPR”), del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, come successivamente modificato e integrato, nonché della normativa nazionale ed europea applicabile in materia di protezione dei dati personali.

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento è:

Realtime Meeting S.r.l. unipersonale
P. IVA 01760370997
Provider Nazionale ECM n. 477

Sede fiscale:
Via B. Bosco 31/3B
16121 Genova – Italia

Sede operativa:
Via Argentina 4R
16156 Genova – Italia

Tel. +39 010 8604991
E-mail: info@realtimemeeting.it

Per l’esercizio dei diritti in materia di protezione dei dati personali è possibile rivolgersi al Titolare utilizzando i recapiti sopra indicati.

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2. A CHI SI RIVOLGE QUESTA INFORMATIVA

La presente informativa riguarda, in particolare:

• gli utenti che visitano il sito internet di Realtime Meeting;

• coloro che contattano Realtime Meeting tramite e-mail, telefono o eventuali moduli presenti sul sito;

• coloro che richiedono informazioni relative a eventi, congressi e corsi;

• partecipanti e potenziali partecipanti a eventi formativi, inclusi gli eventi accreditati ECM;

• docenti, relatori, moderatori, tutor e Responsabili Scientifici coinvolti negli eventi;

• professionisti sanitari coinvolti nella gestione di delegazioni congressuali;

• clienti, fornitori, consulenti e collaboratori, limitatamente ai trattamenti connessi alle attività descritte attraverso il sito;

• soggetti che richiedono di ricevere comunicazioni informative o promozionali da Realtime Meeting.

Per specifiche attività possono essere rese informative ulteriori e più dettagliate, che integrano la presente Privacy Policy.

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3. CATEGORIE DI DATI PERSONALI TRATTATI

A seconda del rapporto con l’interessato e del servizio richiesto, Realtime Meeting può trattare le seguenti categorie di dati.

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3.1 Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure software utilizzate per il funzionamento del sito acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati la cui trasmissione è implicita nell’utilizzo dei protocolli di comunicazione di Internet.

Possono rientrare in questa categoria, a titolo esemplificativo:

• indirizzo IP;

• tipo di browser e dispositivo utilizzato;

• sistema operativo;

• data e ora della richiesta;

• pagina di provenienza e pagina richiesta;

• codice di risposta del server;

• altri parametri relativi all’ambiente informatico dell’utente.

Tali informazioni vengono trattate principalmente per consentire il corretto funzionamento del sito, garantirne la sicurezza, prevenire abusi e ottenere informazioni statistiche sull’utilizzo dei servizi.

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3.2 Dati forniti volontariamente dall’utente

L’invio di messaggi agli indirizzi e-mail di Realtime Meeting o l’utilizzo di eventuali moduli di contatto può comportare il trattamento di dati quali:

• nome e cognome;

• indirizzo e-mail;

• numero di telefono;

• Ente, Azienda o struttura di appartenenza;

• qualifica professionale;

• contenuto della richiesta;

• eventuali ulteriori informazioni spontaneamente fornite dall’interessato.

L’utente è invitato a non trasmettere dati personali non necessari rispetto alla propria richiesta e, in particolare, informazioni appartenenti a categorie particolari di dati personali salvo che ciò sia strettamente necessario.

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3.3 Dati relativi alla partecipazione a eventi e corsi

Per l’organizzazione di congressi, eventi e attività formative possono essere trattati, in funzione delle necessità:

• dati anagrafici;

• dati di contatto;

• codice fiscale;

• data e luogo di nascita;

• indirizzo di residenza o domicilio, ove necessario;

• professione e disciplina;

• Ente, Azienda o struttura sanitaria di appartenenza;

• Ordine professionale e relativi dati di iscrizione, quando richiesti;

• posizione professionale;

• informazioni relative alla partecipazione all’evento;

• dati necessari all’organizzazione di viaggi, trasferimenti e pernottamenti;

• informazioni amministrative e fiscali;

• informazioni relative all’eventuale reclutamento del partecipante da parte di uno sponsor;

• risultati delle verifiche di presenza e di apprendimento, ove previste;

• crediti ECM attribuiti.

 

3.4 Dati relativi a docenti, relatori, moderatori, tutor e Responsabili Scientifici

Realtime Meeting può inoltre trattare:

• dati anagrafici e di contatto;

• qualifica e posizione professionale;

• Ente di appartenenza;

• curriculum vitae;

• titoli professionali e accademici;

• dati relativi all’incarico;

• dichiarazioni richieste dalla normativa ECM;

• dichiarazioni relative a conflitti di interesse e rapporti con soggetti portatori di interessi commerciali;

• dati fiscali, amministrativi e bancari necessari alla corresponsione di compensi o rimborsi;

• informazioni necessarie all’organizzazione di viaggio e ospitalità.

 

4. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E BASI GIURIDICHE

I dati personali sono trattati esclusivamente in presenza di una base giuridica prevista dalla normativa applicabile.

 

4.1 Navigazione e sicurezza del sito

I dati tecnici di navigazione vengono trattati per:

• consentire il funzionamento e la fruizione del sito;

• garantire la sicurezza dei sistemi;

• rilevare anomalie, tentativi di accesso non autorizzato o attività fraudolente;

• effettuare attività statistiche tecniche necessarie al funzionamento del servizio.

La base giuridica è costituita, a seconda dei casi, dalla necessità di fornire il servizio richiesto dall’utente e dal legittimo interesse del Titolare alla sicurezza e al corretto funzionamento dei propri sistemi, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) e f) GDPR.

 

4.2 Richieste di informazioni e contatti

I dati forniti mediante e-mail, telefono o moduli di contatto sono trattati per:

• rispondere alle richieste dell’interessato;

• fornire informazioni relative ai servizi offerti;

• predisporre eventuali preventivi;

• gestire richieste precontrattuali o organizzative.

La base giuridica è l’esecuzione di misure adottate su richiesta dell’interessato prima della conclusione di un contratto o l’esecuzione del rapporto instaurato, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.

Non è richiesto uno specifico consenso privacy per poter rispondere a una richiesta formulata dall’interessato.

 

4.3 Organizzazione e gestione di congressi ed eventi

I dati possono essere trattati per:

• effettuare iscrizioni;

• predisporre elenchi dei partecipanti;

• gestire convocazioni e comunicazioni organizzative;

• predisporre badge e materiale congressuale;

• gestire servizi alberghieri;

• organizzare viaggi e trasferimenti;

• gestire delegazioni congressuali;

• effettuare rimborsi e pagamenti;

• adempiere agli obblighi amministrativi e contrattuali connessi all’evento.

La base giuridica è l’esecuzione di un contratto, di misure precontrattuali o di un servizio richiesto dall’interessato, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR, nonché, ove applicabile, l’adempimento di obblighi legali ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) GDPR.

 

4.4 Gestione delle attività formative ECM

In qualità di Provider Nazionale ECM, Realtime Meeting tratta i dati necessari per adempiere alla normativa in materia di Educazione Continua in Medicina, tra cui:

• accreditamento dell’evento;

• registrazione dei partecipanti;

• verifica della presenza;

• verifica dell’apprendimento, ove prevista;

• attribuzione dei crediti ECM;

• gestione delle dichiarazioni di reclutamento;

• gestione delle dichiarazioni previste per docenti e moderatori;

• predisposizione e conservazione della documentazione dell’evento;

• trasmissione dei dati agli Enti competenti e al Co.Ge.A.P.S.;

• adempimento delle richieste dell’Ente accreditante e degli organismi di controllo.

La base giuridica è costituita dall’adempimento degli obblighi normativi e regolamentari cui è soggetto il Provider, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) GDPR, nonché, per gli aspetti organizzativi, dall’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.

Il conferimento dei dati richiesti dalla normativa ECM è necessario per consentire il riconoscimento dei crediti formativi e gli ulteriori adempimenti previsti.

 

4.5 Gestione degli incarichi di docenza e collaborazione

I dati di docenti, relatori, moderatori, tutor, Responsabili Scientifici e collaboratori sono trattati per:

• conferire e gestire l’incarico;

• organizzare la partecipazione all’evento;

• predisporre il programma scientifico;

• adempiere agli obblighi ECM;

• gestire aspetti amministrativi, fiscali e contabili;

• effettuare pagamenti, rimborsi e prenotazioni;

• adempiere agli obblighi di conservazione della documentazione.

Le basi giuridiche sono l’esecuzione del rapporto contrattuale e l’adempimento degli obblighi di legge, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) e c) GDPR.

 

4.6 Pubblicazione di dati professionali della faculty

Nell’ambito della presentazione degli eventi e degli obblighi previsti dalla disciplina ECM, Realtime Meeting può pubblicare nei programmi, nelle brochure o sul proprio sito informazioni professionali relative a docenti e componenti della faculty, quali:

• nome e cognome;

• qualifica professionale;

• disciplina;

• Ente o struttura di appartenenza;

• ruolo ricoperto nell’evento;

• breve profilo professionale o estratto del curriculum, ove necessario.

La pubblicazione viene effettuata applicando il principio di minimizzazione e limitando i dati a quanto pertinente rispetto alla finalità formativa e istituzionale dell’evento.

L’eventuale utilizzo di fotografie, videoregistrazioni, immagini o altri contenuti per finalità ulteriori sarà disciplinato, ove necessario, da apposita informativa e/o liberatoria.

 

4.7 Obblighi amministrativi, contabili e fiscali

I dati possono essere trattati per:

• emissione e registrazione di fatture;

• gestione di compensi e rimborsi;

• adempimenti fiscali;

• obblighi civilistici e contabili;

• adempimenti richiesti dalle Autorità competenti.

La base giuridica è l’adempimento di obblighi legali ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) GDPR e, ove applicabile, l’esecuzione di un contratto ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b).

 

4.8 Tutela dei diritti

I dati possono essere conservati e utilizzati per accertare, esercitare o difendere un diritto di Realtime Meeting o di terzi in sede giudiziaria o stragiudiziale.

La base giuridica è il legittimo interesse del Titolare alla tutela dei propri diritti, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR.

 

4.9 Comunicazioni informative e promozionali

L’invio tramite e-mail o altri canali elettronici di comunicazioni relative a nuove iniziative, corsi, congressi, attività formative, servizi o contenuti promozionali che non siano necessari alla gestione di un rapporto già in essere sarà effettuato, quando richiesto dalla normativa, previo specifico consenso dell’interessato.

Il consenso:

• è facoltativo;

• non costituisce condizione per partecipare a un evento o usufruire dei servizi richiesti;

• può essere revocato in qualsiasi momento;

• può essere negato senza alcuna conseguenza sul rapporto con Realtime Meeting.

La revoca non pregiudica la liceità dei trattamenti effettuati prima della stessa.

Restano salvi gli eventuali casi nei quali la normativa consente l’invio di determinate comunicazioni senza un nuovo consenso, nel rispetto delle condizioni e dei limiti previsti dalla legge.

 

5. NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI

Il conferimento dei dati può essere:

necessario, quando indispensabile per:

• rispondere a una richiesta;

• effettuare un’iscrizione;

• gestire un incarico;

• organizzare la partecipazione a un evento;

• adempiere alla normativa ECM;

• adempiere agli obblighi amministrativi, fiscali o contrattuali;

oppure facoltativo, quando riguarda trattamenti ulteriori, come determinate comunicazioni promozionali.

L’eventuale mancato conferimento dei dati necessari può comportare l’impossibilità di fornire il servizio richiesto, attribuire l’incarico, completare l’iscrizione o riconoscere i crediti ECM.

 

6. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati personali sono trattati secondo i principi di:

• liceità, correttezza e trasparenza;

• limitazione delle finalità;

• minimizzazione;

• esattezza;

• limitazione della conservazione;

• integrità e riservatezza.

Il trattamento può avvenire mediante strumenti elettronici, informatici e, ove necessario, cartacei.

Realtime Meeting adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, finalizzate a tutelare i dati da perdita, distruzione, accesso non autorizzato, divulgazione, modifica o trattamento illecito.

L’accesso ai dati è consentito esclusivamente ai soggetti che ne abbiano necessità per lo svolgimento delle rispettive mansioni.

 

7. SOGGETTI AUTORIZZATI AL TRATTAMENTO

I dati possono essere trattati dal personale e dai collaboratori di Realtime Meeting espressamente autorizzati e istruiti in relazione alle rispettive funzioni, quali, a titolo esemplificativo:

• segreteria organizzativa;

• segreteria ECM;

• amministrazione;

• personale addetto alla gestione congressuale e logistica;

• personale tecnico e informatico;

• personale addetto alle comunicazioni.

 

8. DESTINATARI DEI DATI

I dati possono essere comunicati, nei limiti strettamente necessari alle finalità perseguite, a:

• AGENAS e/o altro Ente accreditante competente;

• Co.Ge.A.P.S.;

• Pubbliche Amministrazioni e Autorità competenti;

• consulenti fiscali, amministrativi, legali e professionali;

• istituti bancari e intermediari finanziari;

• strutture alberghiere;

• vettori aerei, ferroviari e altri operatori di trasporto;

• agenzie di viaggio e società di transfer;

• società che forniscono servizi congressuali e organizzativi;

• fornitori di piattaforme informatiche e servizi digitali;

• fornitori di servizi di hosting, posta elettronica e gestione del sito;

• soggetti che forniscono servizi amministrativi o contabili;

• ulteriori fornitori la cui attività sia necessaria all’organizzazione dell’evento o all’erogazione del servizio richiesto.

Quando ne ricorrono i presupposti, tali soggetti sono nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.

Altri soggetti possono operare in qualità di autonomi Titolari del trattamento per le attività di propria competenza.

 

9. SPONSOR DEGLI EVENTI ECM

La presenza di sponsor commerciali non determina automaticamente la possibilità per lo sponsor di ricevere i dati personali dei partecipanti o della faculty.

Realtime Meeting tratta e comunica i dati nell’ambito delle sponsorizzazioni nel rispetto della disciplina ECM e della normativa sulla protezione dei dati personali.

Gli elenchi nominativi, gli indirizzi e i dati di contatto di partecipanti, docenti e moderatori non vengono messi a disposizione dello sponsor per finalità commerciali o promozionali in assenza di un’idonea base giuridica.

L’eventuale comunicazione dei dati a terzi per autonome finalità promozionali sarà effettuata esclusivamente nei casi e con le modalità consentite dalla normativa vigente.

 

10. DIFFUSIONE DEI DATI

I dati personali non sono oggetto di diffusione indiscriminata.

Fanno eccezione esclusivamente le informazioni professionali la cui pubblicazione sia necessaria o pertinente alla presentazione di eventi e attività formative, come indicato nella sezione relativa alla faculty, nonché gli eventuali ulteriori casi preventivamente comunicati all’interessato.

 

11. TRASFERIMENTO DEI DATI FUORI DALLO SPAZIO ECONOMICO EUROPEO

Alcuni fornitori di servizi informatici, cloud, hosting, comunicazione o analisi potrebbero comportare un trattamento o un trasferimento di dati verso Paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

In tali casi Realtime Meeting garantisce che il trasferimento avvenga nel rispetto degli artt. 44 e seguenti GDPR e, in particolare, sulla base:

• di una decisione di adeguatezza adottata dalla Commissione europea ai sensi dell’art. 45 GDPR; oppure

• delle garanzie adeguate previste dall’art. 46 GDPR, comprese, ove applicabili, le Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione europea;

ferme restando le ulteriori misure richieste dalla normativa applicabile.

Ulteriori informazioni sulle garanzie adottate possono essere richieste al Titolare.

 

12. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

Realtime Meeting conserva i dati per un periodo non superiore a quello necessario rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti, fatti salvi gli specifici obblighi di legge.

In particolare:

Dati di navigazione e sicurezza

Sono conservati per il periodo tecnicamente necessario al funzionamento e alla sicurezza del sito, salvo esigenze di ulteriore conservazione connesse all’accertamento di illeciti o alla tutela dei diritti del Titolare.

Richieste di informazioni

I dati sono conservati per il tempo necessario alla gestione della richiesta e, qualora da essa derivi un rapporto contrattuale, per il periodo previsto per tale rapporto e per gli obblighi successivi.

Documentazione ECM

La documentazione relativa all’accreditamento, all’erogazione degli eventi e al riconoscimento dei crediti viene conservata per almeno cinque anni dalla data di svolgimento dell’evento, fatti salvi eventuali obblighi che richiedano una conservazione più lunga.

Documentazione amministrativa, fiscale e contabile

È conservata per i termini previsti dalla normativa civilistica, fiscale e contabile applicabile.

Dati relativi a rapporti contrattuali e incarichi

Sono conservati per la durata del rapporto e successivamente per il periodo necessario all’adempimento degli obblighi normativi e alla tutela dei diritti del Titolare.

Comunicazioni promozionali

I dati utilizzati sulla base del consenso vengono trattati fino alla revoca del consenso o all’esercizio del diritto di opposizione, fatta salva la conservazione delle informazioni necessarie a documentare la revoca e a evitare ulteriori comunicazioni indesiderate.

Realtime Meeting verifica periodicamente la permanenza della necessità di conservare i dati personali.

 

13. COOKIE E ALTRI STRUMENTI DI TRACCIAMENTO

Il sito può utilizzare cookie e altri strumenti tecnici necessari al proprio funzionamento.

L’utilizzo di cookie o altri strumenti di tracciamento non strettamente necessari avviene, quando previsto dalla normativa, esclusivamente dopo l’acquisizione del consenso dell’utente mediante apposito sistema di gestione delle preferenze.

L’utente deve poter:

• accettare i tracciatori facoltativi;

• rifiutarli;

• effettuare una scelta granulare per categoria;

• modificare o revocare successivamente le proprie preferenze.

Per conoscere nel dettaglio i cookie e gli altri strumenti effettivamente utilizzati, le relative finalità, durata, fornitori e modalità di gestione delle preferenze, si rinvia alla Cookie Policy del sito.

 

14. SERVIZI DI ANALISI E SERVIZI DI TERZE PARTI

Qualora il sito utilizzi servizi di misurazione dell’audience, analisi statistica, contenuti incorporati o altri servizi forniti da terze parti, il relativo trattamento avverrà nel rispetto della normativa applicabile.

Quando tali tecnologie comportano l’accesso a informazioni sul dispositivo dell’utente o attività di tracciamento non strettamente necessarie, esse saranno attivate soltanto dopo l’acquisizione del consenso, ove richiesto.

Le informazioni dettagliate sui servizi concretamente utilizzati sono riportate nella Cookie Policy e nel sistema di gestione delle preferenze presente sul sito.

 

15. COMUNICAZIONI COMMERCIALI

L’indirizzo e-mail e gli altri recapiti forniti per l’iscrizione a un evento, la gestione di un incarico o una richiesta di informazioni non saranno automaticamente utilizzati per l’invio indiscriminato di comunicazioni promozionali.

Quando necessario, Realtime Meeting acquisirà un consenso specifico e separato.

Ogni comunicazione promozionale inviata tramite posta elettronica conterrà modalità semplici e gratuite per interrompere le successive comunicazioni.

 

16. PROCESSI DECISIONALI AUTOMATIZZATI

Salvo quanto eventualmente indicato in una specifica informativa, i dati personali trattati da Realtime Meeting non sono utilizzati per assumere decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull’interessato ai sensi dell’art. 22 GDPR.

 

17. DIRITTI DELL’INTERESSATO

L’interessato può esercitare, nei casi e nei limiti previsti dalla normativa, i diritti riconosciuti dagli artt. 15-22 GDPR.

In particolare, può richiedere:

• accesso ai propri dati personali;

• rettifica dei dati inesatti e integrazione di quelli incompleti;

• cancellazione dei dati, quando ne ricorrono i presupposti;

• limitazione del trattamento;

• portabilità dei dati, nei casi previsti;

• opposizione al trattamento effettuato sulla base del legittimo interesse;

• opposizione in qualsiasi momento al trattamento effettuato per marketing diretto;

• la revoca del consenso quando il trattamento è fondato sul consenso.

La revoca del consenso non pregiudica la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca.

Per esercitare i propri diritti è possibile scrivere a:

Realtime Meeting S.r.l. unipersonale
Via B. Bosco 31/3B – 16121 Genova
E-mail: info@realtimemeeting.it

Realtime Meeting fornirà riscontro nei termini previsti dall’art. 12 GDPR.

 

18. DIRITTO DI RECLAMO

Qualora l’interessato ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione della normativa applicabile, può proporre reclamo al:

Garante per la protezione dei dati personali

secondo le modalità indicate sul sito istituzionale dell’Autorità.

Resta salva la possibilità di rivolgersi all’Autorità giudiziaria competente.

 

19. DATI DI TERZI FORNITI DALL’UTENTE

Qualora l’utente comunichi a Realtime Meeting dati personali riferiti a soggetti terzi, dichiara di essere legittimato a comunicarli e si impegna, ove necessario, a informare gli interessati circa tale comunicazione.

Realtime Meeting tratterà tali informazioni esclusivamente per le finalità connesse alla richiesta ricevuta e nel rispetto della normativa applicabile.

 

20. MINORI

I servizi del sito e le attività di formazione professionale organizzate da Realtime Meeting non sono normalmente rivolti a minori.

Qualora, in casi particolari, si rendesse necessario trattare dati personali di minori, saranno adottate le misure previste dalla normativa applicabile.

 

21. COLLEGAMENTI A SITI ESTERNI

Il sito può contenere collegamenti a siti, piattaforme o servizi gestiti da soggetti terzi.

Realtime Meeting non è responsabile dei trattamenti effettuati autonomamente da tali soggetti.

L’utente è invitato a consultare le rispettive informative privacy prima di fornire dati personali a siti esterni.

 

22. MODIFICHE ALLA PRESENTE PRIVACY POLICY

Realtime Meeting potrà modificare o aggiornare la presente Privacy Policy per adeguarla a modifiche normative, organizzative o tecnologiche o a variazioni dei servizi offerti.

La versione aggiornata sarà pubblicata sul sito con l’indicazione della data dell’ultimo aggiornamento.

In presenza di modifiche sostanziali, Realtime Meeting adotterà, ove necessario, modalità adeguate per informare gli interessati.

Ultimo aggiornamento: 7 settembre 2026